Список сотрудников

В крупных компаниях "личный состав", как правило, внесен в базу данных и доступен посредством интранета. На каждом рабочем месте, например, на стене, висит распечатка сотрудников отдела (подразделения) с телефонами.

В небольших компаниях бывает по-разному. Мне доводилось видеть совершенно неряшливые листы с неупорядоченными списками, полными пробелов и неточностей. Так, в одной студии придумали два списка сотрудников: один с телефонами, другой с email, причем фамилии зачем-то дополнили никами.

Типичный список сотрудников условной компании

Жестких правил для подобных таблиц не существует. Порядок перечисления обычно иерархический, по старшинству, затем по алфавиту. Не обязательно указывать отчество, особенно у молодых людей. Мобильные телефоны могут помещаться в одной колонке (в нашем случае указаны два белорусских оператора GSM).

Наиболее подходящий формат хранения — файлы doc или xls.

Таблица сотрудников в формате Excel

Более сложный вариант включает в себя конфиденциальную информацию и формулы Excel.

Таблица состоит из двух страниц: первая содержит общедоступные сведения, а вторая приватные. Конечно, можно изменить содержание обеих частей, перетаскивая столбцы, помещая новые и т. д.

Альбомное расположение выбрано из-за большого количества информации. За счет уменьшения шрифта, переносов длинных текстов или удаления излишних столбцов можно прийти к более привычному вертикальному виду.

Страница 1

(Синим цветом отмечены ячейки с формулами.)

Эта часть может быть роздана по отделам (комнатам, рабочим местам).

Страница 2

Это продолжение таблицы, предназначенной, прежде всего, для служебного пользования. (В файле excel это столбцы от K до S.)

Должность 1 — это официальная должность, которая проходит по документам. "Должность фактическая" по разным причинам может отличаться от официальной. Она обычно указывается на визитных карточках, используется сотрудниками при обращении друг к другу, сообщается клиентам или партнерами и т. д.

E-mail — корпоративный адрес электронной почты. При необходимости можно ввести столбец "Личный e-mail".

После заполнения графы "Дата приема на работу" становится возможным рассчитать продолжительность работы в компании как данного сотрудника, так и среднее значение по всему персоналу.

Аналогично на основе даты рождения исчисляется возраст человека, а затем своего рода средний возраст сотрудников компании. Эта цифра иногда используется в рекламе, корпоративных буклетах, свидетельствуя о молодости или зрелости коллектива.

Другое назначение графы "Дата рождения" — получение календарного плана празднования дней рождений сотрудников, благодаря функции сортировки.

Наряду со "Схемой предприятия", документы "Списков сотрудников" формируют историю деловой организации. Представьте себе такую ситуацию. На переговорах с VIP-клиентом, или потенциальным инвестором, или кредитором, вы рассказываете о бурном развитии вашего предприятия (группы компаний), показываете впечатляющие графики роста оборотов, прибыли и т. д. В этом ряду отличной иллюстрацией развития и организованности бизнеса станут архивные и актуальные "Схемы предприятия" и "Списки сотрудников". "Такой моя компания была в начале 2002 года", — торжественно говорите вы, — "а такой она стала в 2003, в 2004 и т. д.".