Как рассылать пресс-релизы через интернет |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Новые сотрудники отделов рекламы и PR повторяют одни и те же ошибки при составлении и рассылке официальных сообщений компании в СМИ. Вступление В адрес Belmedia почти каждый день приходят пресс-релизы и информационные сообщения от операторов, провайдеров, веб-студий, PR-агентств и прочих организаций. Посмотрим, насколько наши белорусские компании выполняют правила хорошего тона. Сводная таблица
Обращение Правила хорошего тона требуют, чтобы в начале письма находилось персональное обращение к получателю, когда сообщение отправляется на личный адрес журналиста, либо приветствие редакции, когда сообщение отправляется на общий адрес издания. Например: "Здравствуйте, Василий Иванович", "Уважаемая редакция газеты "Связь без помех" и т. д. "Обезличенное" обращение означает, что отправитель ограничился общими словами: "Уважаемые господа!", "Добрый день" и не указал имя получателя либо название издания. Напомним, что автоматизировать этот процесс вполне по силам квалифицированному программисту. Иные компании вообще никак не приветствуют получателей своих писем. Наверное, потому что не умеют. Подпись Для оперативной работы с корреспонденцией крайне желательно, чтобы в самом письме содержалась полная информация об отправителе (смотрите примеры в соответствующей публикации). Имя и должность отправителя, контакты — по крайней мере эти данные будут весьма кстати. E-mail получателя Желательно указать в поле "Кому" конкретный адрес журналиста/редакции. Это приятно, гораздо приятнее обезличенного "Undisclosed-Recipient". Один из главных недостатков при рассылке пресс-релизов — неумение скрывать адреса получателей друг от друга. Вплоть до апреля с. г. сотрудник "БелСела" рассылал свои пресс-релизы сразу на десятки адресов, не скрывая их. Я сделал ему замечание. Сотрудник вроде исправился, однако вместо адреса редакции или журналиста в поле "Получатель" стали появляться другие: pressa@belcel.gin.by, natalias@belcel.gin.by… МТС до сих пор производит групповую рассылку… Для чего нужно скрывать чужие адреса при рассылке? Хотя бы для того, чтобы передать свое уважение редакции издания. Ведь в обычном, бумажном письме вы не указываете на конверте, что оно было отправлено также в одну, вторую, третью и т. д. газету. Также это нужно в целях нераспространения личных почтовых адресов журналистов, которые могут "случайно" попасть в спам-списки. Файл Самые большие текстовые файлы прилагает к своим письмам Velcom — до 200 Кб. Конечно, файл можно было бы архивировать zipом, что уменьшило бы его в 2-3 раза. Другой способ — оптимизировать помещаемый в тело документа логотип. Обычно отправители просто прилагают файл doc к письму, без уплотнения. К слову, в последние полгода-год я не встречал вирусов в такого рода письмах. Конечно, это не значит, что вирусы исчезли. Это свидетельствует о том, что серьезные компании не рассылают вирусы в своих письмах. Стандарт архиватора в деловой переписке в настоящее время — zip. Текст пресс-релиза Обычно солидные компании присылают документы в формате word. Мелкие студии и сетевые проекты любят оставлять текст пресс-релиза внутри письма, в результате чего его приходится дополнительно редактировать, убирать разрывы строк, двойные пробелы и т. д. К тому же формат html не поддерживает иные спецсимволы. Темы В оформлении письма играет свою роль поле "Тема". Главное его назначение — информативность. Примеры: Пресс-релиз от СП Деловая сеть пресс-релиз Атлант Телеком Pixelhead: press release: Alcatel в Беларуси выбирает Site.Head Velcom GPRS -пресс-релиз Текст письма Приведу несколько примеров. Атлант Телеком: Здравствуйте! Pixelhead: Добрый день! Velcom: Уважаемые господа! БелХард Групп: Добрый день, Олег! Условные недостатки Было несколько случаев, когда отправители выставляли флажок "Данное сообщение имеет высокую важность" *, хотя присылали обычный пресс-релиз. * Это присуще Velcom. Зеркалирование сайтов Другие, весьма недоверчивые к возможностям интернета люди имеют привычку включать опцию "Запрашивать уведомления", таким образом контролируя, в какое время было получено письмо и было ли оно вообще получено. Мне кажется, это лишнее. Если ваши письма не доходят до адресата, существуют другие, более корректные и ненавязчивые способы узнать о причинах этого безобразия. Само собой разумеется, подобные действия могут оказывать психологическое давление на журналиста и редакцию и нервировать их. Новейшие истории — рассылка пресс-релизов по одной и той же теме одновременно компанией и представляющего ее интересы PR-агентства. Порой приходится уточнять, чей пресс-релиз актуальнее… Но это уже проблема координации действий. |
Статья написана для BelarusMedia.com в 2003 г. |