Подписи в электронных письмах |
|
|
Не так давно пришлось объяснять одной девушке, как нужно подписывать электронные письма. Также коротко о порядке оформления деловых писем. Пример 1. Официальное письмо
Выше представлен, с разрешения автора, скриншот 1 (экранная копия, снимок) письма Надежды Зеленковой. Письмо деловое. |
Статья написана для BelarusMedia.com в 2002 г. |
Служебные сведения В поле "От" отображается имя адресата, обязательно латинскими буквами. В поле "Тема" набирается основная идея, суть, название письма. Если вы ведете переписку с данным адресатом регулярно и знаете наверняка, что ваши кодировки (машинные языки) совпадают, то тему письма можно писать по-русски. В противном случае существует вероятность отображения в этом поле абракадабры. Содержание письма Отдельная строчка содержит приветствие. Это непременное условие деловых писем. Отсутствие приветствия указывает на некоторую небрежность отправителя, неграмотность или невоспитанность. В каких случаях можно не ставить приветствие? Например, когда переписка ведется в течение дня, и вы даете ответ на ответ, т. е. чередуете вопросы (предложения текста) вашего виртуального собеседника и свои ответы. Также не обязательно ставить приветствие, если это не письмо (как документ), а простая записка. Употреблять "Доброе утро", "Добрый вечер" нужно очень осторожно. Откуда вы знаете, когда человек "откроет" письмо? Особенно житель других часовых поясов. Стандартное "Здравствуйте" эти вопросы снимает. Конечно, если вы ведете переписку регулярно и точно знаете, что ваш собеседник получает письма моментально, то указание на время суток вполне уместно. В обращении допустимо и "Уважаемый Алексей" или совсем просто: "Алексей, …" и далее с новой строки текст сообщения. Все зависит от близости отношений. Заголовок отбивается от остального текста пустой строкой. Это облегчает восприятие текста. Лично мне очень не нравится, когда пишут письма одним абзацем. Это напоминает речь человека без пауз и остановок, без начала и конца. Естественно, что наличие в деловом электронном письме орфографических ошибок, пусть даже опечаток, вредит и автору, и его компании. Если не получается набирать текст без ошибок в почтовой программе, делайте это в редакторе с автоматической проверкой орфографии, а затем перемещайте текст в письмо. Подпись Так же как и заголовок, подпись отбивается от остального текста пустой строкой. "С уважением", "Всего наилучшего" и т. д. - наиболее распространенные фразы. А вот в RG приняли за корпоративный стандарт старое русское "С почтением". После имени и фамилии следует указывать должность. Зачем такие формальности? Хотя бы затем, чтобы коллега по работе, который будет принимать вашу должность (упаси боже), быстрее это сделал. Деловые письма не являются личными, поэтому предполагается, что с ними могут работать и другие сотрудники фирмы. Таким образом, это всего лишь требование удобства и универсальности внутренних коммуникаций. Далее указываются: личный e-mail рабочие телефоны адреса ссылки на основные сайты а также помещается рекламная строка. Здесь важно не злоупотребить количеством ссылок и рекламой. Все по делу. Пример 2. Образцы подписей Так выглядит подпись представителя студии Pixelhead.
А так — сотрудника российского издательства. Обратите внимание на рекламные тексты внизу. Best regards, |
1 Для обмена почтовыми сообщениями используется программа Outlook Express 6. |
